Daftar Isi
1. Menetapkan Tujuan Pameran
Sebuah kehiatan pasti memiliki tujuan, begitu juga dengan pameran. Langkah pertama dalam penyelenggaraan pameran adalah menetapkan tujuan pameran. Tujuan pameran adalah menggalang dana yang bersifat komersial, sosial, atau kemanusiaan.
2. Menentukan Teman Pameran
Setelah menentukan tujuan, langkah selanjutnya menentukan tema pameran. Tema ini dirumuskan untuk memperjelas tujuan atau misi pameran yang akan dicapai.
Tema adalah suatu target yang ingin dicapai dalam suatu pelaksanaan pameran. Dalam menentukan tema biasanya disesuaikan dengan peristiwa monumental yang melatarbelakangi pelaksanaan pameran, misalnya pameran dilaksanakan dalam rangka memperingati hari Pendidikan Nasional.
Tema pameran yang diselenggarakan harus mencakup hal-hal sebagai berikut.
- Hal yang melatarbelakangi diadakan pameran.
- Maksud dan tujuan diadakan pameran.
- Fungsi diadakan pameran.
- Sasaran diadakan pameran.
3. Menentukan Materi Pameran
Materi pameran adalah materi atau isi yang akan diusung dalam sebuah pameran. Materi pameran seni rupa tentu dalam bentuk-bentuk karya seni rupa, seperti lukisan, patung, kerajinan, dan sebagainya. Materi pameran disusun berdasarkan tema yang dipilih.
4. Menyusun Kepanitiaan Pameran
Setelah rumusan tujuan dan tema telah ditetapkan, langkah berikutnya menyusun kepanitiaan pameran. Perencanaan pameran tidak bisa lepas dari sumber daya manusia dalam hal ini kepanitiaan. Penyusunan struktur organisasi kepanitiaan pameran disesuaikan dengan tingkat kebutuhan, situasi, dan kondisi.
Panitia yang terbentuk membuat proposal kegiatan pameran dan merapatkan hal-hal yang perlu disiapkan, pelaksanaan pameran, hingga evaluasi pascapameran. Dalam kepanitiaan ini diharapkan dapat terjalin kebersamaan dan rasa tanggung jawab.
Berikut pembagian tugas kepanitiaan dalam pameran seni rupa.
- Ketua. Tugas ketua panitia adalah bertanggung jawab terhadap kelancaran pelaksanaan pameran. Ketua panitia diharapkan mampu mencari jalan keluar terhadap permasalahan dalam pelaksanaan pameran. Selain itu, ketua panitia mampu berkomunikasi serta berkoordinasi dengan anggota kepanitiaan yang lain dan berbagai pihak yang mendukung kegiatan pameran.
- Wakil Ketua. Tugas wakil ketua adalah mendampingi dan menggantikan ketua jika berhalangan hadir, serta bertanggung jawab atas pengurusan berbagai hal dan memperlancar kegiatan seksi-seksi.
- Sekretaris. Tugas sekretaris adalah bertanggung jawab terhadap hal kesekretariatan yaitu menulis seluruh kegiatan panitia selama penyelenggaraan pameran, surat-menyurat, serta mengarsipkan surat-surat dan dokumen penting lainnya secara cermat dan teratur.
- Bendahara. Seorang bendahara bertanggung jawab terhadap masalah keuangan atau dana dalam penyelenggaraan pameran, antara lain menyusun anggaran serta mencatat dan membuat laporan keuangan kegiatan.
- Seksi-Seksi. Selain susunan panitia inti tersebut, seksi-seksi pun dibentuk sebagai penunjang pelaksanaan pameran, antara lain seksi kesekretariatan, seksi usaha, seksi publikasi dan dokumentasi, seksi dekorasi dan penataan ruang, seksi stan, seksi pengumpulan dan seleksi karya, seksi perlengkapan, seksi keamanan, serta seksi konsumsi.
5. Menentukan Waktu dan Tempat Pameran
Penentuan waktu dan tempat dengan mempertimbangkan kelancaran perencanaan serta antusiasme pengunjung, misalnya pameran di sekolah hendaknya dipilih waktu pelaksanaan yang tidak menganggu kegiatan belajar dan dapat disaksikan seluruh warga sekolah. Penentuan tempat mempertimbangkan jarak, luas, atau kondisi ruangan yang memadai untuk melaksanakan pameran.
6. Menyusun Agenda Kegiatan Pameran
Agenda kegiatan dibuat dengan tujuan memberikan penjelasan waktu pelaksanaan kepada semua pihak yang berkaitan dengan penyelenggaraan pameran. Agenda kegiatan disusun dalam sebuah tabel dengan mencantumkan komponen jenis kegiatan dan waktu (biasanya dalam bulan, minggu, dan tanggal).
7. Menyusun Proposal Kegiatan
Proposal kegiatan sangat penting karena sebagai pedoman dalam penyelenggaraan pameran. Setelah itu, proposal digunakan untuk mencari dana dari berbagai pihak (sponsorchip), serta untuk membantuk kelancaran penyelenggaraan pameran. Sistematika isi proposal secara umum mencakup latar belakang, tema, nama kegiatan, landasan/dasar penyelenggaraan, tujuan kegiatan, susunan panitia, anggaran biaya, jadwal kegiatan, ketentuan sponsorship, dan lain-lain.
Nah, itulah tahapan-tahapan dalam merencanakan pameran seni rupa yang benar. Demikian artikel yang dapat saya bagikan mengenai kegiatan pameran, sekian dan semoga bermanfaat.
